O próximo passo

É com muita satisfação que vejo o grupo Anjos da Rua crescer e se fortalecer, agora sinto que é hora de definir algumas coisas, limites, diretrizes e funções, para que a estrutura seja forte para aguentar esse crescimento.

Com o texto a seguir, eu irei assessorar essas definições, dentro de meus estudos e conhecimentos, para que todos vocês se encaixem da melhor maneira no grupo, sendo um Anjo dentro do que faz de melhor.

Anjos como Instituição

A partir deste momento, o Anjos da Rua toma uma forma que não é mais possível se manter como um simples grupo de voluntários. É necessário tomar uma postura de instituição, ter visão empresarial, mesmo que não tenha fins lucrativos.

Como toda instituição / empresa, é necessário criar hierarquias e setores, com funções específicas, e não tem nada de mal em se ter hierarquias. É necessário.

Hierarquia empresarial

Hierarquia: ordenação contínua de autoridades que estabelece os níveis de poder e importância, de forma que a posição inferior é sempre subordinada às posições superiores.

A hierarquia empresarial é geralmente estabelecida obedecendo a três diferentes áreas: estratégica, tática e operacional.

A área estratégica, ocupada por presidentes, diretores e demais gestores da alta cúpula, decidem as políticas e as diretrizes da empresa. A área tática, ocupada por gerentes e chefes de seções, é responsável pelas ações do cotidiano da empresa, como também pela motivação dentro de cada setor. Por fim a área operacional, ocupada por chefes de equipe e supervisores, responsáveis pela execução e realização das atividades de produção. (fonte: significados.com.br)

Embora seja muito bonito no papel, não pode existir homogeneidade em uma instituição, se não a tendência de virar bagunça e o grupo desmoronar, é grande.

Primeiro nível

Ao meu entendimento, existem 4 pessoas responsáveis pela criação do Anjos, Juliana, Tércia, Luzia e Sol. Imagino que essas pessoas devem ser o topo de nossa pirâmide hierárquica. E deve ser eleita uma dessas pessoas pra tomar o cargo mais alto, que dará palavra final para todos os outros níveis. Esse cargo é votado e definido entre as 4, e se reveza de tempos em tempos por exigir grande dedicação, e um certo grau de ‘chatisse’. A cada período (que pode ser simplesmente de 1 ou 2 mêses), uma das quatro responsáveis assume a posição de ‘síndica’ do Anjos.

Essa síndica que se torna a porta-voz das decisões tomadas pelas 4 responsáveis (diretoras) e comunica os outros níveis do que for decidido, bem como comunica exclusões, advertências e aceitações de membros.

Também é a ela que tem que chegar as sugestões e reclamações dos outros níveis, e então esta comunica a diretoria (às outras três).

Segundo nível

A área tática, ou segundo nível é preenchida pelos gerentes dos setores do terceiro nível que devem ser dividida em funções práticas específicas.

Terceiro nível

No Terceiro nível, ou Nível Operacional, é onde as coisas acontecem. Serão criados setores, onde cada colaborador será encaixado de acordo com suas aptidões e disponibilidades.

Para o Anjos da Rua, acho necessário os seguintes setores e subsetores:

Setor de Recursos

• Doações (solicitações, divulgação, coletas e buscas)
• Almoxarifado (quem irá controlar os insumos adquiridos, mantimentos, garfinhos, embalagens, combustível, acessórios, itens de venda etc. Bem como se encarregar das compras de insumos necessários não doados)
• Comercial (trabalha produção de itens para venda para gerar renda, como camisetas, copos e outras criações)

Setor de Preparos

• Preparação (cozinheiros e assistentes)
• Limpeza (Arrumação do local de preparação, lavar louças e utensílios)
• Montagem (preparação das marmitas)
• Transporte

Setor Administrativo

• Comunicação (quem cuida da divulgação, do site, redes sociais, edição de conteúdo, leitura e encaminhamento de emails, e moderação de mensagens e comentários)
•  Legal (cuida das burocracias legais do grupo. Autorizações das ações junto a prefeitura, abertura de conta e empresa etc)
• Contabilidade (administra e é responsável pelos recursos financeiros do grupo)

Cada setor deverá tem um gerente, e cada subsetor terá uma subgerente responsável.

Deve se estipular um número de colaboradores para cada subsetor, e então respeitar esse número, não aceitando mais ‘membros’ se não tem o que fazer. Então, quando recebermos a recorrente pergunta “como faço pra participar do grupo?”, a resposta será mais certeira:

_ Temos vagas em tal setor, pra fazer tal atividade, se estiver disponível, compareça ao endereço tal, na hora tal para nos ajudar.

ou

_ Infelizmente nosso quadro de colaboradores está completo, mas você pode nos ajudar doando qualquer quantia através de nosso link. Anotaremos seus dados e assim que alguma função for aberta, entraremos em contato para verificar sua disponibilidade….

É totalmente desnecessário ter um monte de gente no grupo, opinando e palpitando. Sem contar que muitas pessoas só querem ‘aparecer na foto’. Você percebe quem são os verdadeiros apoiadores, quando diz “tem uma vaga pra lavar os panelões de preparo” e a pessoa diz que topa!

Além do mais, com um ‘banco de pessoas’ disponíveis, haverá a possibilidade de montar uma nova equipe para fornecer alimentos em outros dias da semana.

Definições e considerações finais

Sugiro que usemos os comentários abaixo pra corrigir este texto, com os dados e características exatas, já com os números de membros dos setores. Me prontifico a arruma-lo, e quando estiver pronto, vocês colocam o link no grupo original e a partir dai começam a delegar funções e retirar quem não tem função real no grupo.

Após os ‘cargos’ estarem estabelecidos, serão dadas as devidas diretrizes, e publicaremos o nome de cada diretor e gerente no site, para que cada assunto seja tratado em seu devido setor.

Acredito que com essas medidas, a carga sobre cada uma de vocês será reduzida, e as tarefas do grupo fluirão mais suavemente…